Нейросеть для деловой переписки: как выбрать помощника и проверить ответ

Какая нейросеть вам подойдёт

Начните с задачи. Если сложное сообщение приходит пару раз в неделю, хватит обычного ИИ-чата: перенесите туда нужный контекст и попросите несколько вариантов. Если вы весь день отвечаете в разных приложениях, удобнее помощник, который работает рядом с полем ввода. Для ответов, которые не меняются, иногда достаточно текстового шаблона.

ИИ-чат

ChatGPT, GigaChat, Алиса AI и похожие сервисы. В них удобно разобрать сложную ситуацию и несколько раз переписать текст. Контекст переносите сами, готовый ответ тоже копируете вручную.

Расширение браузера

Подходит, если вы переписываетесь на сайтах: в веб-версии мессенджера, почте или CRM. Посмотрите, на каких страницах оно работает и какие разрешения просит. В отдельном приложении Telegram расширение браузера не появится.

Приложение для компьютера

Может предлагать черновик прямо в поле ввода или по сочетанию клавиш. Проверьте, работает ли оно в вашем мессенджере и откуда берёт контекст переписки.

Текстовый шаблон

Годится для адреса, часов работы или стандартного подтверждения. Шаблон ничего не придумывает, поэтому в таких ответах он надёжнее нейросети.

В подборках «лучших ИИ для переписки» обычно сравнивают модели. Для работы полезнее понять, где появляется помощник и сколько переписки он видит. Проверьте его на трёх-четырёх своих сообщениях за прошлую неделю и посмотрите, сколько пришлось исправлять.

ИИ-помощник, бот в Telegram или клавиатура

Эти инструменты отличаются тем, кто видит переписку и кто нажимает «Отправить».

Бот, которому пересылают сообщение

Вы пересылаете сообщение боту, получаете вариант ответа и копируете его обратно в нужный чат. По сути это тот же ИИ-чат, только внутри Telegram.

Бот в бизнес-аккаунте

К аккаунту Telegram для бизнеса можно подключить бота, который читает входящие сообщения и отвечает на них от имени аккаунта. При подключении вы выбираете, к каким чатам у него будет доступ. Такой бот отвечает сам, без вашей проверки, и подходит для однотипных вопросов вроде «Во сколько закрываетесь?».

Клавиатура или редактор с ИИ

ИИ-функции клавиатур и редакторов, например Редактор в Яндекс Браузере, чаще всего работают с текстом в поле ввода: вы пишете черновик сами, а инструмент исправляет ошибки, перефразирует или меняет тон. Это сведения производителей, а не результат нашего сравнительного теста.

Помощник в поле ввода

Читает открытую переписку и предлагает ответ на последнее сообщение прямо в поле. Вставить, поправить или стереть подсказку решаете вы, отправляете тоже вы.

Для ответов на отзывы маркетплейсов и автоответов в чате магазина есть отдельные сервисы. Эта статья про вашу рабочую переписку с коллегами, клиентами и подрядчиками.

ИИ в деловой переписке: что поручить, а что проверить

Нейросеть хорошо справляется с формой. Она уберёт канцелярит, сократит длинное сообщение до двух строк, смягчит отказ и подберёт слова для третьего напоминания подряд, когда свои уже закончились. С содержанием сложнее: нейросеть не знает, сколько стоит доработка, свободен ли у вас четверг и что вы обещали клиенту по телефону.

Поэтому решение, цифры, даты и обещания оставьте себе. Хороший рабочий ответ звучит вежливо, обходится без канцелярских оборотов и заканчивается понятным следующим шагом: кто что делает и к какому сроку. Если срока или суммы нет в переписке, черновик должен спросить о них, а не назвать первые попавшиеся.

Клиент пишет: «Добрый день! Когда будет готов макет? В пятницу показываем его руководству».

Если нужно ответить на письмо с помощью ИИ, укажите в задании канал. В письме уместны приветствие и подпись, в мессенджере обычно хватает пары строк. Сравните задания «ответь на письмо» и «ответ клиенту в Telegram, на вы, две строки»: во втором случае не придётся вычёркивать «Уважаемый» и «С наилучшими пожеланиями». Больше примеров просьб, напоминаний и переноса срока есть в разборе деловой переписки в мессенджере.

Как дать нейросети достаточно контекста

Чтобы ответить на сообщение с помощью ИИ, укажите три вещи: что пришло, чего вы хотите добиться и что обещать нельзя. Длинная история переписки помогает не всегда. Если в ней много посторонних тем, сначала выделите договорённость, которая относится к вопросу.

Для отказа от дополнительной задачи важны текущая загрузка и реальный срок, вся история рабочего чата тут лишняя. Для ответа клиенту на правки нужны согласованный объём и суть замечаний. Если клиент спрашивает цену, а вы её ещё не посчитали, нужен ответ «пришлю оценку завтра», без случайного числа.

В любой сервис передавайте только то, что можно отправлять наружу. Имена, телефоны и лишние куски переписки обычно можно убрать без потери смысла.

Разбор одного сообщения: три разных решения

Коллега написал: «Сможешь сегодня посмотреть презентацию?» Ответ зависит от того, что вы решили. Сначала выберите решение, потом формулировку. Нейросеть не видит ваш календарь, так что этот выбор за вами.

Если вы пока не решили, так и напишите и назовите время, когда вернётесь с ответом. Несколько таких фраз есть в разборе о том, что ответить на сообщение, когда не знаете, что сказать.

Что проверить в ИИ-ответе перед отправкой

• Текст передаёт ваше решение: согласие, отказ, уточнение или перенос?
• Даты, суммы, имена и названия взяты из переписки или из ваших данных?
• Не появились ли обещания, которых вы не давали: помочь, сделать скидку, закончить раньше?
• Обращение на «ты» или «вы» такое же, как в переписке?
• Понятно ли собеседнику, что делать дальше?

Если ответ звучит неестественно, уберите вступления вроде «Благодарю за обращение» там, где вы обычно пишете «Привет». Общее «Готов помочь» замените конкретным действием: «Скину файл до обеда».

Как работает Троеточие

ИИ-помощник для переписки Троеточие подсказывает ответ там же, где вы переписываетесь. На Mac и Windows поставьте курсор в пустое поле поддерживаемого приложения: появится серая подсказка, Tab вставит её. Чтобы выбрать из нескольких вариантов, выделите сообщение и вызовите отдельное окно сочетанием клавиш. Отправляете сообщение вы сами.

Встроенных тонов шесть, и их названия зависят от сценария. По умолчанию это уверенно, спокойно, коротко, с юмором, флирт и серьёзно. Шестой, деловой тон называется по сценарию: «По договору» с заказчиком, «Следующий шаг» с клиентами и в продажах, «По шагам» в поддержке. На Mac в окне вариантов тон меняется для одного ответа. Деловой тон настроен на вежливый ответ без канцелярита и с конкретным следующим шагом. Цифры и сроки он берёт только из переписки или вашего профиля, а если их там нет, должен спросить.

В браузере Троеточие работает как расширение: выделите сообщение и выберите «Ответить с Троеточием» в контекстном меню. На Android скопируйте сообщение и нажмите «AI ответ» на клавиатуре. Версия для iPhone пока готовится. Требования и проверенные приложения собраны на странице совместимости.

Для ответа нужен интернет. Текст запроса уходит на наш сервер, а оттуда в нейросеть GigaChat или, если она недоступна или отвечает слишком медленно, в запасную модель другого провайдера. Текст сообщений сервер не хранит. На Mac экран по умолчанию распознаётся на самом компьютере, облачное распознавание включается отдельно в настройках. Что и куда отправляется, подробно описано на странице о данных и приватности.